为进一步规范区政协机关工作，提高工作效率和会议质量，现就区政协全会、常委会、主席会议、党组会议、党组理论学习中心组会议、机关支部集体学习等六个主要会议服务工作制定以下细则。
一、会议筹备
（一）筹备工作责任人
1．区政协全会、常委会、主席会议由秘书长负责；
2．区政协党组、机关党组会议（含民主生活会）由办公室主任负责；
3．区政协党组、机关党组理论学习中心组由机关支部副书记（办公室副主任）负责；
4．机关支部集体学习会议由机关支部组织委员负责。
（二）筹备工作任务
1．收集会议议程，起草会议方案；
2．准备会议材料及学习资料；
3．落实会议地点，布置会场；
4．起草主持词、会议通知等。
（三）筹备工作程序
1．方案审定。除政协全会、常委会、主席会议外，其他会议，责任人于会前3天提出方案，送秘书长审定。
2．会议准备。方案经批准后，责任人将方案印发给相关人员，按照分工各负其责，及时准备会议有关材料，落实好会场。
3．主持词送审。会前一天，将会议主持词提前送主持人审定，征求修改意见。
4．提示办公室下发会议通知。
二、会议召开
（一）会议通知
办公室根据会议筹备责任人起草的会议通知，加发文标签，送秘书长或办公室主任审签后，下发相关参会单位、人员。
（二）会议服务
1．在区政协机关召开的会议，会务服务工作由办公室人员负责；
2．区政协召开全会，由办公室指导会议承办单位做好服务工作。
（三）会议记录
1．人员分工
（1）区政协全会分组会议，由小组秘书负责；
（2）区政协常委会、主席会议由秘书股股长负责；
（3）区政协党组、机关党组会议（含民主生活会）由机关支部组织委员负责；
（4）区政协党组、机关党组理论学习中心组由学习秘书负责；
（5）机关支部集体学习会议由机关支部组织委员负责。
2．记录要求
（1）会议记录以现场记录为准，主持人在记录末页签名；
（2）会议程序、研究事项要记录完整，讨论发言的主要内容要记录准确；
（3）会议研究内容较多的情况下，可以先记录草稿，会后2天内整理誊写在会议记录本，主持人签字确认；
（4）会议记录应保持连续性，不得擅自更换会议记录，不得撕扯会议记录内页纸张；
（5）所有会议记录由记录人负责保管，人员变动时，由秘书长监督移交。
三、会后工作
（一）信息宣传
1．会议对外宣传报道，由会议筹备责任人负责，会议结束当天，区政协网页要立即报道；
2．对外宣传信息稿件，全会由秘书长负责审查把关，其他会议由办公室主任和分管副主任审查把关，未经审查不得发布。
（二）资料收集
1．人员分工
（1）区政协全会资料收集整理由秘书股人员负责；
（2）区政协常委会、主席会议资料收集整理由信息中心人员负责；
（3）区政协党组、机关党组会议（含民主生活会）会议资料收集整理由信息中心人员负责；
（4）区政协党组、机关党组理论学习中心组资料收集整理由学习秘书负责；
（5）机关支部集体学习会议资料收集整理由机关支部组织委员负责。
2．收集要求
（1）资料收集以会议印发的原始材料为主，保持真实性；
（2）资料收集要齐全，包括会议方案、通知、会议指南、会上印发讨论的材料、参会人员书面发言材料、主持词、对外信息报道、图片等；
（3）资料收集整理必须在会后3天内完成，政协全会不超过10天；
（4）每次会议应同时整理出电子资料文件夹；
（5）秘书长、办公室主任定期对资料收集情况进行抽查。
（三）资料保管
（1）政协全会资料单独装订成册后，及时移交机关档案室保管；
（2）其他会议材料年度内由责任人负责保管，年底再分类装订成册，移交机关档案室造册登记，统一保管。